243.4 La procédure de fin d'exercice [//]

Les options globales permettent des actions spécifiques sur les budgets, comme par exemple, les reports de budgets d’une année vers l’autre. Les actions référencées sur ce menu seront effectuées pour l’année qui apparaît à gauche.

Toutes ces actions ne doivent pas être forcément effectuées ; Dans le cas où vos budgets repartent à 0Є chaque année, les reports des soldes et des engagements (ou des deux) sont inutiles.

·         La procédure de fin d'exercice doit autoriser le report des sommes non employées et le report des engagements non apurés sur un budget.

·         La procédure de fin d'exercice doit autoriser pour l’exercice budgétaire la création du budget sur base de l'exercice précédent (c'est-à-dire la création automatique du budget / reports). Les dates de début et de fin d'activation des nouveaux budgets seront fixées aux valeurs par défaut du nouvel exercice budgétaire.

·         Le traitement de clôture budgétaire doit être basé sur des codes valides de l'exercice budgétaire

Avant la date de fin d’année

1, En  AFO 276 – Contrôle clôture budgétaire, ,rentrer le code de l’année fiscale suivante et les dates de début et fin, si il ne s’y trouve pas.

Etape 2 peut être faite soit avant la fin de l’année soit à la date de fin d’année.

2. En AFO 243 – Options globales – exécuter l’option 1 (Etablir nouveaux budget)

A la date de fin d’année

3. En AFO 243 – Options globales – exécuter les tâches requises, selon les caractéristiques de votre bibliothèque. (voir section 243.4.1).

4. En AFO 272 – Format du numéro de commande – Changez la structure du numéro de commande (si nécessaire) pour refléter le début de la nouvelle année fiscale (par exemple si le préfixe du numéro de commandeest l’année fiscale).

5. EN AFO 272 – Autres paramètres – Exercice budgétaire par défaut affiché dans les budgets – Changer l’année fiscale à afficher par défaut. En AFO 243 s’afficheront par défaut les budgets de l’année rentrée ici.

6. Une fois l’année fiscale expirée (c'est-à-dire que la date de début d’année fiscale suivante est effective) retournez en AFO 276 et utilisez l’icône « Année en cours » pour passer l’année fiscale affichée avec le statut «Suivant» au statut « En cours ». L’icône « Année en cours » se désactivera une fois cette opération faite. Créez un nouveau code d’année fiscale pour l’année suivante.

7. En AFO 243 – Options globales – Option Adapter montant pivot et/ou montant de blocage.

243.4.1 Options globales[//]

Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:

Options sur l'écran

Choisir numéro(+): choisissez une ligne et puis cette option pour exécuter la fonction choisie.

1.     Etablir nouveaux budgets

Cette option initialise les budgets pour l'année visualisée + 1, càd que les budgets pour l'année visualisée sont également créés pour l'année visualisée + 1 (situation des engagements, situation comptable et solde) et remis à 0. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.

Quand le programme demande "Action sur tous les budgets", "Décider par budget" ou "Tous les budgets opérationnels avec l'indicateur 'report engagement' est actif", sélectionnez ce qui est approprié.

Attention!

Tous les budgets avec le statut « non utilisé » ne seront pas copiés. Si vous activez cette option et que par la suite vous vous apercevez qu’il y a un budget qui devrait être « opérationnel » dans la nouvelle année budgétaire, vous devrez remettre ce budget en statut « opérationnel » dans l’année précédente, puis relancer ce traitement.

Après avoir effectué votre choix un écran d’information s’affichera. L’année pour laquelle seront crée les budgets (année en cours +1). Une liste des budgets non utilisé de l’année en cours s’affichera.

2.     Report totalité soldes comptables

La totalité des soldes comptables sont transférés aux budgets récemment crées. Quand vous sélectionnez cette option, un écran de saisie sera affiché (voir ci-dessus). Dans l’écran d’information vous pouvez sélectionnez l’option qui vous convient. Un écran d’information sera alors affiché avec la nouvelle année suivi par la liste des budgets qui n’étaient pas utilisés ou définis dans l’année en cours.

Note:

Cette option permet le transfert des soldes comptables sur les crédits de l'année visualisée + 1.

3.     Reports engagements

Les montants des engagements budgétaire sont transférés aux budgets récemment crées. Quand vous sélectionnez cette option un écran de saisie sera d’abord affiché, suivi par un écran d’information pour l’année fiscale suivante

Quand le programme demande "Action sur tous les budgets", "Décider par budget" ou "Tous les budgets opérationnels avec l'indicateur 'report engagement' est actif", sélectionnez l’option appropriée. Après quoi, le système passe à l’écran “démarrer activité” standard.

Attention:

Les montants sélectionnés sont transférés dans le prochain exercice budgétaire avec les montants engagés.

4.     Reports similaires engag. et soldes compt.

Les montants des engagements budgétaire sont transférés aux budgets récemment crées et ajouter au solde comptable. Quand vous sélectionnez cette option un écran de saisie apparaît suivi d’un écran d’information sur la nouvelle année. Sur l’écran de saisie vous choisissez l’option qui vous convient. Le système affichera l’écran « démarrer activité » standard.

Attention:

Les montants sélectionnés sont transférés dans le prochain exercice budgétaire avec les montants engagés.

5.     Changement d’année comptable

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.

Quand le programme demande "Action sur tous les budgets" ou "Décider par budget, sélectionnez l’option appropriée. Puis un écran sommaire s'affichera avec l'information de la nouvelle année.

Une fois l’année comptable changée, les factures payées sur ce budget seront imputées aux soldes de la nouvelle année comptable.

6.     Changement d’année des engagements

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.

Quand le programme demande "Action sur tous les budgets" ou "Décider par budget, sélectionnez l’option appropriée.. Puis un écran sommaire s'affichera avec l'information de la nouvelle année.

Une fois l’année d’engagement changée, les nouvelles commandes passées sur ce budget seront engagées sur le nouveau budget.

7.     Adapter montants pivot

Dans les parties 7 et 8 de la clôture budgétaire, vous devez introduire des pourcentages pour les montants de blocage et de pivot. Précédemment ces pourcentages étaient traduits en montants avant d'être mémorisés dans le fichier  budget. Depuis que le programme accepte les pourcentages, les  points 7 et 8 reprendront les pourcentages (tels que vous les avez introduits) dans les enregistrements du budget.

Attention:

Cette action peut-être exécutée à n’importe qu’elle moment pendant l’année fiscale.

8.     Adapter montants de blocage

Dans les parties 7 et 8 de la clôture budgétaire, vous devez introduire des pourcentages pour les montants de blocage et de pivot. Précédemment ces pourcentages étaient traduits en montants avant d'être mémorisés dans le fichier  budget. Depuis que le programme accepte les pourcentages, les  points 7 et 8 reprendront les pourcentages (tels que vous les avez introduits) dans les enregistrements du budget.

Attention:

Cette action peut-être exécutée à n’importe qu’elle moment pendant l’année fiscale.

Remarques:

Les enregistrements de groupes de budgets nécessitent comme les budgets une clôture budgétaire. Ces enregistrements ne représentent pas une valeur monétaire.

Les enregistrements Groupes de budgets seront reportés pendant le processus de clôture budgétaire (c'est-à-dire qu'un  nouvel enregistrement sera créé pour l'année budgétaire si "l'indicateur  régénérer"  est  coché  ou  si  le  groupe  de  budgets  est sélectionné  manuellement).  Si  un  budget  individuel  faisant  partie  d'un  groupe  de budgets n'est pas indiqué comme devant être régénéré à la clôture budgétaire, ce budget sera supprimé du groupe et "l'indicateur de groupe" sera remis à zéro. Après la fin de la première partie de clôture budgétaire (générer nouveaux budgets) le nouveau groupe de budgets verra son statut passer à "non utilisé". Tant que ce groupe de budgets n'est pas associé à une commande nouvelle/existante, l'utilisateur est en mesure de modifier les pourcentages.

Dans la troisième partie de la clôture budgétaire (report des engagements), si le code du budget pointe vers un groupe de budgets, "l'indicateur de groupe" doit être à 1 ou le transfert ne sera pas effectué.